Camilla Läckberg letar historier om barncancer

Så fixar du barnsäkerheten

Nytt rekord för Earth Hour

Få flerbostadshus är allergianpassade

Eva Sjöqvist

För mycket information kan leda till stress

Pernilla Alsén

Tipsa en vän

Skriv ut

Dela

MJÖLBY Antalet sätt att kommunicera på jobbet har ökat markant.
Tiden är sedan länge förbi då man var hänvisad till telefon eller personliga möten. På många håll sköts mycket av den dagliga kontakten via e-post. Snabbt och smidigt – men är det alltid effektivt?

Eva Sjöqvist är doktor i data- och systemvetenskap på Högskolan på Gotland och kom förra året ut med en avhandling om användandet av e-post på olika företag.
Att det informeras mer än någonsin på dagens arbetsplatser är ingen nyhet, menar hon, däremot kan eftertanken ibland saknas när man skickar information via mejlboxen. Det kan bli för mycket.

Snabba svar väntas

– All information behöver kanske inte skickas via e-post, till alla, funderar Eva Sjöqvist. En del lämpar sig bättre på exempelvis intranätet, där den som vill kan läsa.
Sjöqvist förklarar att många känner sig stressade när inkorgen fylls med e-post, att det förväntas att man svarar – och gör det snabbt.
– Det inkommande flödet kan man ju stänga av om man vill. Men just kravet på att svara snabbt är mest stressande, tror Sjöqvist.
Många blir också stressade av att man inte får svar så snabbt som man önskar.
– Vi använder mejlen när det är bråttom, men tänker inte på att vi inte har kontroll på hur mottagaren agerar, säger Eva Sjöqvist.

Tänk efter innan

Eftersom det via mejl är enkelt att skicka mycket information till många skickar vi ofta för mycket, tror Sjöqvist, som tycker att man bör ställa sig frågan om mottagaren verkligen behöver all information. Dessutom lämpar sig inte alla budskap för mejlen. Vid känsliga frågor bör man välja ett annat kommunikationssätt, tycker hon.

Inget offer för mejlen

Den traditionella anslagstavlan, har den gjort sitt på arbetsplatserna?
– Nej, det tror jag inte. Både anslagstavlan och ett intranät kan fungera bra, beroende på vad budskapet är och vilken målgruppen är.
Hur kommunicerar du själv helst?
– Jag försöker tänka efter vad som fungerar bäst i en viss situation, beroende på vad jag vill säga, till vem och hur bråttom det är. Det finns inte ett bästa sätt att kommunicera utan flera. Vi är inget offer för mejlen, utan det är vi själva som avgör hur vi skall använda den, även om vi självklart påverkas av hur andra använder sin mejl, säger Eva Sjöqvist.

Foto: Pernilla Alsén

Mia Högberg, informatör på Mjölby Kommun

Hur skickar ni helst och oftast ut information till anställda?
– Varje förvaltningschef har ett ansvar för informationen inom sin förvaltning. Vårt intranät är också väldigt viktigt, liksom olika former av möten. Ytterligare en kanal är naturligtvis e-posten. Hur informationen distribueras avgörs av ämnet. Ofta kombineras olika kanaler också internt.
Om du själv får välja - hur kommunicerar du helst på jobbet?
– Det avgörs av vad som ska avhandlas, med vem och hur fort. Vissa saker behöver man prata i enrum om, annat lämpar sig för möten, en lång text kanske bifogas i ett mail. Den gamla telefonen är inte heller dum i vissa lägen...
Har ni någon policy på kommunen när det gäller datoranvändning på jobbet?
Sammanfattningsvis kan man säga att datorn och e-posten är arbetsredskap som ska användas i tjänsten och att privat e-postande och surfande får skötas på fritiden.
Alla medarbetare i Mjölby kommun skriver på en försäkran, en IT-säkerhetsinstruktion, innan man får sin behörighet.

Foto: BT Products

Anders Granberg, personal- chef på BT Products

Hur skickar ni helst och oftast ut information till anställda?
Allmän information till våra anställda skickas i huvudsak på tre sätt – på vårt intranät där var och en får gå in och läsa – skriven information någon gång per vecka i BT-bladet - I vår personaltidning "Gafflat" en gång per månad.
Om du själv får välja - hur kommunicerar du helst på jobbet ?
– Det beror på ärendet. Då det är möjligt föredrar jag personlig kontakt eller telefon. Vill man nå många samtidigt eller om man har information som enklast förstås om den är skriftlig är mail ett bra alternativ.
Har ni någon policy på företaget när det gäller datoranvändning på jobbet?
– Ja, datorn är ett arbetsredskap och skall användas som sådant. Det är en fråga om både hur vi använder tiden och risker för virus och skräppost som kan skapa problem med våra system. Vi har inga synpunkter på om någon anställd vill betala en räkning eller skicka ett personligt mail på lunchrasten men otillbörlig användning är inte OK.
Vi har också begränsat tillgången till vissa "oseriösa" Internetsajter.

Publicerad: 16. september 2009 10:41

LÄS OCKSÅ NYHETER FRÅN:

Blekinge:

Karlshamn | Karlskrona | Olofström | Ronneby | Sölvesborg

Halland:

Halmstad | Laholm

Skåne: